Setiap kali mencetak surat Export Dok (lihat Panduan Mencetak Surat ), surat yang dihasilkan akan direkam dalam Arsip Layanan. Untuk melihat surat yang telah di-arsipkan, pergi ke laman Arsip Layanan dengan menekan Layanan Surat > Arsip Layanan.
Daftar Arsip Layanan berisi satu baris untuk setiap surat dengan atribut [nomer-surat] [jenis-surat][nama-penduduk][ditandatangani-oleh][tanggal][user] . Jika suatu surat dicetak berkali-kali (misalnya untuk memperbaiki isian data) maka jumlah baris surat di Arsip Layanan tidak akan bertambah. Tetapi, apabila surat yang sama dicetak-ulang pada tanggal berbeda (misalnya esok harinya), maka pencetakan ini akan menghasilkan baris baru di daftar Arsip Layanan.
Filter Arsip Layanan
Fitur filter digunakan untuk menampilkan data ditujukan untuk spesifik data yang ingin ditampilkan.
Mengunduh Arsip Layanan
Tabel Arsip Layanan terurut berdasarkan tanggal cetak surat, dengan yang terbaru di atas.
Salinan surat yang telah dicetak dapat diunduh dengan menekan tombol seperti terlihat di gambar berikut. Apabila fitur Cetak ke PDF telah diaktifkan (lihat Panduan Mencetak Surat ), surat tidak bisa diubah, dan surat yang ada di Arsip akan selalu sama dengan surat yang dicetak.
Untuk meningkatkan ketertiban administrasi surat, desa sebaiknya mempergunakan fitur Cetak ke PDF ini. Dengan memakai fitur ini, Arsip Layanan di OpenSID bisa menggantikan arsip surat hardcopy desa.
Mengunduh Lampiran Surat
Beberapa surat, seperti Surat Keterangan Pindah Penduduk, menghasilkan lampiran yang ditampilkan di daftar Arsip Layanan. Untuk mengunduh lampiran yang dihasilkan, tekan tombol Lampiran seperti terlihat pada gambar berikut.
Menghapus Arsip Layanan
Ada kalanya surat yang terrekam di tabel Arsip Layanan perlu dihapus, karena mungkin dicetak sebagai contoh, percobaan atau keliru. Sebaiknya, surat dihapus hanya apabila betul-betul yakin bukan bagian dari arsip kantor desa.
Untuk menghapus suatu surat, klik tombol seperti terlihat di gambar berikut. klik Hapus di dialog yang tampil untuk konfirmasi suratnya akan dihapus.
Grafik Arsip Layanan
Laman Arsip Layanan menyediakan fitur untuk menampilkan statistik surat yang telah diunduh dalam bentuk grafik.
[rb_related title=”You May Also Like” total=”2″]
Untuk menampilkan grafik arsip layanan, klik tombol Pie Surat Keluar di menu di sebelah kiri atas, seperti terlihat di gambar berikut. Pergunakan grafik itu, misalnya, untuk menunjukkan surat mana saja yang paling sering dicetak.
Contoh tampilan grafik surat keluar
Rekam Surat Perorangan
Menu ini utnuk menampilkan rekam data surat keluar untuk satu orang penduduk. Untuk mengaksesnya, tekan tombol “Rekam Surat Perorangan” dibagian atas seperti gambar berikut ini:
Halaman rekam surat perorangan akan muncul. Ketikkan nama atau nik penduduk yang ingin dicek rekam suratnya seperti gambar dibawah ini:
Maka akan tampil surat yang pernah dibuat oleh yang bersangkutan
